Süreç en basit haliyle, belli bir düzen içinde bir amaca yönelik olarak sürekli tekrarlanan işlemlerdir.
Bu tekrar unsuru bazen zamana bağlı olarak, bazen de
belli bir girdi olduğunda gerçekleşir. Gitgide daha fazla kurum ve organizasyon
iş yapışlarını süreç bazlı ele alıyor. Süreç yönetimi uygulamak isteyen
kurumların atması gereken ilk adım, kendi iç faaliyetlerini analiz ederek
süreçlerini tanımlamak olmalı. Bir faaliyetin süreç olarak adlandırılabilmesi
için gereken koşullardan bazılarını şöyle sıralayabiliriz:
- Yazılı olması. Yapılan işlemin gerçek anlamda süreç olarak adlandırılması için işin önceden tanımlanmış ve yazılı hale getirilmiş olması gerekiyor. Herkes tarafından farklı şekilde yapılan bir işlem aynı sonucu üretse bile süreç olarak adlandırılamaz.
- Ölçülebilmesi. Ölçemediğimiz hiçbir şeyi yönetemeyiz, dolayısıyla süreçlerin de yönetilebilmesinin en temel koşulu etkinliklerinin ölçülebilmesidir. Her ne amaç için işlerse işlesin her süreç için anlamlı ölçüt bir bulmak mümkün.
- İstisnaların yönetilmesi. Kurumlar süreçlerini ne kadar iyi analiz edip kuralları belirleseler de istisnalar her zaman olacaktır. Tüm istisnalar kuralları bozmalarına izin vermeyecek şekilde yönetilmeli. Bunun için süreç içinde mümkün olduğunca tanımlanmaları ve istisna olmaktan çıkarılmaları bekleniyor.
Kaynak: HBRTurkiye
